La gestione delle buste inesitate consente di archiviare le stesse elettronicamente e, su richiesta del Cliente, anche a livello cartaceo

Il servizio consiste nella:

·   ricezione

·   acquisizione ottica

·   acquisizione del motivo codificato dell’inesito

·   indicizzazione

·  archiviazione elettronica

·   archiviazione fisica

delle buste inesitate di raccomandate stampate attraverso Postel.

Il recapito delle buste al Centro di Lavorazione Postel può avvenire tramite corriere (o altro mezzo scelto dal cliente) o tramite recapito automatico. Nel secondo caso il numero di una casella postale aperta da Postel (e comunicata al Cliente) dovrà essere visibile su ciascuna busta.

Il servizio prevede inoltre la creazione e fornitura di un file di “match” contente il codice univoco prelevato dalla scansione della busta, integrato con i dati contenuti nel file di accompagnamento (nome, cognome, indirizzo destinatario,  ecc.) e con il motivo dell’inesito codificato. Il file sarà depositato in un’area FTP dedicata.

Sulle buste sarà stampato il numero della scatola che le contiene e il progressivo all’interno della stessa, per velocizzare le operazioni di recupero. I codici assegnati vengono poi integrati nel database come chiavi di ricerca. Su ogni contenitore viene apposta un’etichetta riportante il numero della scatola e il range di buste contenuto.

Le immagini acquisite e il data base contenente i dati presenti nel file di “match” sono masterizzati su CD-ROM con l’abbinamento di un software di consultazione che permette la ricerca dei documenti. Il software di consultazione è autoconsistente, autoinstallante e monoutente.

Le immagini delle buste sono archiviate elettronicamente presso il Data Center Postel. Se è stata richiesta anche l’archiviazione elettronica delle raccomandate, è possibile visualizzare contemporaneamente il documento spedito e la busta inesitata con la motivazione codificata dell’eventuale inesito.