L’acquisizione ottica è particolarmente indicata per il trattamento del materiale cartaceo di notevole importanza a cui devono accedere frequentemente utenti diversi: l’acquisizione ottica, infatti, preserva la copia cartacea dal deterioramento e da eventuali smarrimenti, l’indicizzazione permette il recupero del documento in tempi decisamente ridotti e la pubblicazione su web garantisce l’accesso agli utenti da qualunque postazione con i più elevati standard di sicurezza.

I documenti cartacei da acquisire possono essere inviati a Postel dal Cliente oppure recapitati direttamente a Postel, che si configura come centro di smistamento della corrispondenza passiva; in alternativa, la documentazione può essere prelevata da Postel presso le filiali del Cliente.

La successiva preparazione della documentazione alla scansione prevede, in funzione delle specificità del servizio, diverse lavorazioni:

Apertura delle buste: sbustamento dei plichi (nei formati C5 e C4)

Eliminazione della graffetta imposta da cucitrice a pinza

Stesura della documentazione: preparazione dei documenti (f.to A4 buste C4 o C5 o C6) per il passaggio alla scansione (es. stesi se pervengono piegati…)

Trattamento carta chimica: particolare procedimento per evitare la possibilità di inceppamento durante la scansione

Scansione:  passaggio del documento cartaceo (formato A4, A3 o A5) attraverso una fase di scansione per la produzione dell’immagine elettronica da archiviare

Normalizzazione: procedimento eseguito sui documenti fuori standard, es. con formato diverso da quelli previsti, con grammatura inferiore a 60 gr/mq e, comunque, su qualsiasi documento che presenti problemi di scansione automatica

Data Entry: inserimento manuale dei dati presenti sui documenti: se durante tale attività le informazioni presenti sui modelli non saranno, anche parzialmente, rilevabili i documenti verranno marcati digitalmente e accantonati in attesa di ricevere indicazioni operative

Lettura OCR: conversione automatica di un'immagine contenente testo, in testo modificabile con un comune programma di videoscrittura

Collect e pinzatura: ricomposizione, al termine delle operazioni, dei documenti così come consegnati

Ordinamento: assegnazione a ogni immagine acquisita di un codice progressivo di immagine e di scatola: i codici vengono stampati su ciascun documento e integrati nel database come chiavi di ricerca; i documenti saranno ordinati fisicamente in base al numero assegnato

Inscatolamento: riposizione dei documenti all’interno di scatole opportunamente catalogate

Archiviazione fisica: conservazione dei documenti presso idonei locali dei centri di lavorazione Postel, con possibilità di recupero degli originali

Restituzione del cartaceo: restituzione al Cliente dei documenti originali, confezionati in opportuni contenitori, con cadenza da concordare o su richiesta con spedizione semplice, fax o corriere

I documenti per i quali viene richiesta la dematerializzazione possono essere, come previsto dalla normativa, distrutti al termine del processo di conservazione sostitutiva.