Il Data Center è l’infrastruttura tecnologica ad alte prestazioni che mettiamo a disposizione dei Clienti per l’erogazione dei servizi di gestione elettronica documentale e per l’interfaccia con gli altri servizi Postel.

Gli elevati livelli di servizio dell’architettura rimangono invariati anche in caso di accesso contemporaneo e utilizzo da parte di un elevato numero di utenti: al raggiungimento di un livello di saturazione pari al 70%, la policy Postel prevede l’immediato up-grade tecnologico.

Il servizio di Conservazione Sostitutiva dei documenti è realizzato in completa modalità outsourcing e mantenuto in costante aderenza alla normativa vigente: Postel diventa quindi Responsabile della Conservazione Sostitutiva per conto del Cliente.

Il ruolo del Responsabile del processo di conservazione è centrale per il rispetto della normativa; gli obblighi posti a suo carico, che possono essere totalmente delegati, includono quelli di:

·         definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario

·         archiviare e rendere disponibili relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato le seguenti informazioni:

o        descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti

o        estremi identificativi del Responsabile della Conservazione

o        estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal Responsabile della Conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati

o        indicazione delle copie di sicurezza

·         mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni

·         verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione

·         adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione

·         richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui la normativa preveda il suo intervento

·         definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale

·         verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

·         garantire il rispetto e l’aggiornamento normativo del sistema di conservazione.

Il processo per i documenti da archiviare in modalità sostituiva è il seguente:

·         caricamento dei documenti

·         eventuale apposizione di Firma Digitale e riferimento temporale sui documenti

·         chiusura del processo di conservazione sostitutiva

·         riversamento periodico con verifica di leggibilità e validità

·         tenuta del Manuale della conservazione

·         assistenza nelle comunicazioni agli enti competenti

Nel caso di documenti stampati e inviati a terzi, la nostra procedura garantisce che contenuto e layout stampati coincidano con quello conservato a norma.

Attraverso una fase di configurazione vengono identificate le classi documentali da sottoporre a conservazione, firma e riferimento temporale.

Nel caso di documenti validi ai fini tributari viene verificata automaticamente la presenza delle chiavi obbligatorie e della sequenza  corretta dei documenti.

Ottemperiamo alla procedura di conservazione su delega del Cliente: pertanto le firme, le marche e le operazioni utili e necessarie alla conservazione verranno effettuate ad opera del Responsabile della Conservazione di Postel. In particolare, verrà apposta per ogni disco logico, cioè un insieme ordinato cronologicamente di documenti, la firma (del Responsabile della Conservazione Postel) sulla lista dei documenti e successivamente una marca temporale.

Mettiamo a disposizione degli enti competenti l'accesso ai propri sistemi di conservazione sostitutiva al fine di permettere le verifiche necessarie per constatare il corretto svolgimento del processo e il mantenimento a norma nel tempo dei documenti.

Come previsto dalla normativa vigente, provvederemo periodicamente al processo di riversamento dei documenti informatici conservati al fine di garantirne la leggibilità nel tempo ed estendere la validità dei certificati digitali utilizzati.

Al fine di facilitare i compiti di conservazione sostitutiva al Cliente, provvederemo inotre a fornire ogni tipo di consulenza per la documentazione che il Cliente dovrà fornire all'Agenzia delle Entrate, alle Agenzie Fiscali e alle altre Autorità competenti.

Tenuta del Manuale della Conservazione

In qualità di Responsabile della Conservazione dei documenti, Postel garantisce la corretta tenuta del Manuale della conservazione. Scopo del manuale è descrivere:

I documenti cartacei possono essere archiviati presso i Centri di Lavorazione con la possibilità, su richiesta del Cliente, di recupero del documento originale e spedizione tramite corriere o fax.

La conservazione manleva così il Cliente da qualsiasi onere di gestione dell’archivio cartaceo, sia dal punto di vista logistico che delle risorse impiegate.