Una corretta attività di indicizzazione è alla base di un sistema di Document Management efficace: ogni anno in Italia il 3% dei documenti è archiviato in maniera errata: il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente è in media di 120 euro, e ogni impiegato spende il 40% del suo tempo lavorativo alla ricerca di documenti che non trova, perché archiviati male o dispersi (fonte: NetConsulting, 2006).

I documenti acquisiti nei vari formati previsti vengono convertiti, se necessario, in PDF e indicizzati tramite le chiavi di ricerca indicate dal Cliente.

Per l’estrazione dei contenuti dai documenti analogici possono essere applicate tecniche di character recognition avanzato (OCR, ICR, OMR) o di data entry manuale. Se necessario, è previsto l’intervento manuale per controllare o correggere eventuali eccezioni verificatesi nella fase di estrazione e riconoscimento.

Il servizio permette di apporre in modo automatico a ogni documento PDF acquisito la Firma Digitale, concessa dal Cliente tramite delega, e il riferimento temporale.

Sarà fornita al Cliente una smart card contenente chiavi e certificati, rilasciati da un certificatore riconosciuto CNIPA, mediante la quale autenticarsi in modo sicuro per interagire con il Sistema di Firma Digitale Automatica: tramite l’apposita interfaccia Web il Cliente potrà quindi visualizzare i documenti da firmare, e attivare o disattivare l’inserimento della Firma Digitale.

Il sistema è sviluppato in modo da rispondere alle normative specifiche in materia di sottoscrizione automatica da remoto.

Il servizio di Certificazione temporale consente di apporre su documenti elettronici data e ora in modo:

·     certo

·     opponibile a terzi

·     valido ai fini legali

Il servizio garantisce infatti la stessa validità sia dell’apposizione del “bollo” da parte degli uffici postali, sia delle procedure notarili e dei pubblici uffici, finalizzate a certificare data e ora di “emissione” di un documento.

Il servizio di Certificazione temporale rappresenta prova legale di esistenza del documento stesso al momento della marcatura.

La certificazione della data può avvenire tramite apposizione della Marca Temporale o dell’EPCM (Electronic Postal Certification Mark) di Poste Italiane, sistema che permette di “vidimare” elettronicamente un file, una comunicazione o una transazione elettronica e associare alla stessa una duplice garanzia: la certezza della data e dell’ora di apposizione della marca, e l’integrità dell’oggetto timbrato elettronicamente, verificabili anche a distanza di tempo. In particolare, questa seconda caratteristica rappresenta un ulteriore vantaggio rispetto al tradizionale timbro postale, rendendo qualunque forma di alterazione e manomissione facilmente e inequivocabilmente identificabile. Il Sistema tutela anche la riservatezza dei contenuti, perché la vidimazione del documento avviene senza che quest’ultimo venga letto dall’operatore postale.

L’EPCM garantisce l’integrità e la non modificabilità del documento anche a livello internazionale, in quanto riconosciuto come standard in ambito UPU (Universal Postal Union),

In Italia l’unico operatore autorizzato a rilasciare l’EPCM è Poste Italiane.