La Soluzione “Conservazione Sostitutiva dei Libri Contabili” viene erogata in modalità full-outsourcing: Postel diventa Responsabile del processo di conservazione per conto del Cliente.

In quanto Responsabili della Conservazione gli obblighi posti a nostro carico sono:

·     definire  le caratteristiche e i requisiti del Sistema di conservazione

·     archiviare e rendere disponibili le informazioni

·     mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione

·     verificare la corretta funzionalità del Sistema e dei programmi di gestione

·     adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del Sistema

·     richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento

·     definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale

·     verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati

Modulo di Acquisizione

Acquisizione da flussi elettronici: possibilità di inviare documenti nei formati predisposti e indicizzati secondo le specifiche tecniche definite da Postel >>

Modulo di Elaborazione

Conversione e indicizzazione: le fatture ricevute in formati diversi dal PDF sono convertite per poi essere indicizzate sulla base delle specifiche concordate >>

Modulo di Archiviazione

Archiviazione elettronica: tutte i documenti acquisiti ed elaborati vengono successivamente archiviati nel Data Center Postel, piattaforma basata su un’interfaccia web, disponibile in diverse lingue >>

Modulo di Distribuzione

Restituzione su supporti ottici: salvataggio e memorizzazione della documentazione su CD e/o DVD >>

·     risparmio dei costi (di carta, di stampa e di spazi d’archivio)

·     miglioramento di qualità e accessibilità alle informazioni

·     ottimizzazione dei processi interni ed esterni