La fatturazione elettronica è il servizio che consente di emettere, conservare e recapitare la fattura in modalità elettronica, senza alcuna riproduzione cartacea e nel pieno rispetto della normativa vigente.

L’apposizione su ogni fattura del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Cliente assicura la validità giuridica del documento informatico in quanto ne garantisce la sua:

·     provenienza

·     integrità

·     data di emissione

Entro 15 gg. dalla data di emissione provvederemo a chiudere il processo di conservazione attraverso l’apposizione, da parte del Responsabile della Conservazione, della firma digitale e della marca temporale sul lotto delle fatture emesse, assicurando così  il rispetto della normativa in materia di conservazione ottico sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini  tributari.

Tramite un’intuitiva interfaccia web e in funzione  dei profili di accesso indicati dal Cliente, è possibile effettuare ricerche multiple sui documenti conservati e recuperare in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione  l’immagine  PDF della fattura.

La Soluzione permette l’invio della  fattura tramite:

·     messaggio email  con allegando la fattura in formato grafico PDF firmato digitalmente (“.P7M”)

·     pubblicazione web

·     imbustamento e invio tradizionale, nel caso in cui il destinatario non abbia prestato consenso al ricevimento della fattura elettronica (fatturazione elettronica lato emittente)

Modulo di Acquisizione

Acquisizione da flussi elettronici: possibilità di inviare fatture nei formati predisposti e indicizzati secondo le specifiche tecniche definite da Postel >>

Modulo di Elaborazione

Conversione e indicizzazione: le fatture ricevute in formati diversi dal PDF sono convertite per poi essere indicizzate sulla base delle specifiche concordate >>

Firma digitale automatica da remoto: il servizio permette di apporre la Firma Digitale e il riferimento temporale ad ogni fattura che potrà così essere archiviata e conservata >>

Modulo di Archiviazione

Archiviazione elettronica: tutte le fatture acquisite ed elaborate vengono successivamente archiviate nel Data Center Postel, piattaforma basata su un’interfaccia web, disponibile in diverse lingue >>

Conservazione  Sostitutiva: prima di essere inviate al processo di Conservazione, il sistema verifica automaticamente la presenza in fattura delle chiavi obbligatorie >>

Modulo di Distribuzione

La normativa prevede che la fattura si abbia per ricevuta nel momento in cui viene messa a disposizione del destinatario: la nostra soluzione prevede 2 diverse tipologie di distribuzione automatica:

via  e-mail: la fattura elettronica in formatoP7M oppure digitale in formato PDF viene automaticamente inviata all’elenco dei destinatari indicati dal Cliente come allegato ad un messaggio di posta elettronica >>

via Internet Presentment  (sul portale Cliente): la fattura elettronica in formatoP7M oppure digitale in formato PDF viene automaticamente resa disponibile sul portale del Cliente. Il servizio invia una mail di notifica al destinatario segnalandogli la presenza del documento >>

Modulo di Distribuzione

Distribuzione cartacea automatica via posta tradizionale: stampa, imbustamento e invio attraverso i tradizionali canali postali >>

Restituzione su supporti ottici: salvataggio e morizzazione della documentazione su CD e/o DVD >>

·     benefici economici e organizzativi: in Italia vengono annualmente gestite 3 miliardi di fatture cartacee, il cui costo per singolo documento ammonta a circa € 27 sull'intero ciclo. L’affermarsi di un sistema di fatturazione elettronica può garantire un risparmio dal 50% al 60% con un payback di circa 6 mesi! (fonte: School of Management del Politecnico di Milano, 2008)

Quadro normativo