Fascicolo Elettronico

Il fascicolo elettronico ​​(Cliente/Dipendente/Fornitore) semplifica in modo significativo il lavoro degli addetti alle risorse umane:

effettuiamo il recupero completo dell'archivio storico attraverso l'acquisizione dei documenti cartacei, l'indicizzazione e la memorizzazione di tutti i documenti presso il nostro Data Center.

Le operazioni di acquisizione dei documenti cartacei avvengono in automatico, sfruttando tecnologie ad alta velocità che ne consentono la digitalizzazione in tempi brevi.

Le attività di aggiornamento e manutenzione prevedono l'apertura di nuovi fascicoli e la possibilità di ricerca delle informazioni attraverso una semplice interfaccia web con accesso profilato. Il caricamento di nuovi documenti può avvenire sia tramite caricamento classico (upload) sia in modalità drag&drop, anche direttamente dalla propria casella di posta elettronica; i campi chiave si compilano in automatico.

L'informatizzazione del fascicolo prevede la consultazione immediata da parte dell'impresa cliente, secondo livelli di accesso predefiniti e nel rispetto della gestione delle informazioni sensibili e riservate: è sufficiente una semplice connessione ad internet.

La classificazione automatica di ogni documento consente di gestire la profilazione dei singoli accessi, stabilendo chi sarà autorizzato a consultarlo (ad esempio: informazione 'sensibile' nel caso di informazioni sullo stato di salute del dipendente, 'pubblica' per il cedolino paga, oppure riservata esclusivamente al direttore del personale).

 

I vantaggi dell'informatizzazione e della gestione documentale sono evidenti:

 

  • Le informazioni sono fruibili in qualunque momento.
  • Ogni utente dispone di un profilo di accesso.
  • I tempi di ricerca di un documento sono minimi.
  • La consultazione è immediata
  • La soluzione risponde ai più elevati standard di sicurezza

Con la digitalizzazione di tutto il processo (dalla classificazione dei documenti alla conservazione digitale) è possibile conservare a norma di legge i documenti senza necessità di mantenerne le corrispondenti copie cartacee.

Memorizziamo i documenti su supporti idonei, ci occupiamo dell'apposizione della firma digitale e della marca temporale (in qualità di Responsabile della conservazione digitale ) e garantiamo il reperimento e la consultazione immediata dei documenti via web.​