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Al via la conservazione a norma delle note spese

 

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Oggi è possibile conservare in formato digitale anche le note spese dei dipendenti e relativi documenti a supporto con particolare attenzione ai documenti definiti “unici”.

L’Agenzia delle Entrate, è intervenuta in risposta all’interpello n. 388 del 2019, indicando che è consentita la dematerializzazione e la successiva conservazione a norma delle note spese e dei relativi allegati, secondo quanto indicato nel “Codice dell’Amministrazione Digitale”- Art. 22 Dlgs 82/2005 – “il documento informatico copie per immagine deve garantire la stesso contenuto e la stessa forma dei documenti analogici originali.”

Inoltre, il Codice dell’Amministrazione Digitale, definisce documenti analogici “non unici” quei documenti al cui contenuto si può risalire attraverso altri documenti o scritture, anche in possesso di terzi, per i quali è obbligatoria la conservazione.

I documenti “unici” sono definiti quei documenti per i quali risalire a tali informazioni non è possibile.
Nel caso particolare, per garantire la conformità dei documenti informatici attraverso una copia per immagine di un documento originale analogico, è necessario l’intervento di un notaio o di un pubblico ufficiale.

In un successivo interpello, n. 403 del 2019, l’agenzia delle Entrate si è espressa con chiarimenti sempre in tema di conservazione a norma della nota spese e dei documenti allegati. 
L’interpellante ha formulato una ipotesi di approvazione dei documenti, cosi suddivisa:
  1. I documenti giustificativi di spesa sono acquisiti come documenti informatici, anche attraverso una copia per immagine qualora l’originale sia cartaceo
  2. Il dipendente crea la nota spese informatica, allegando i giustificativi digitali precedentemente acquisiti, accedendo a un portale dedicato alle trasferte all’interno del quale il dipendente stesso è identificato in modo univoco
  3. La nota spese viene approvata e autorizzata dal responsabile individuato dall’azienda, che controlla i documenti inseriti potendo così rifiutare l’intera nota spese ovvero solo i costi ritenuti non inerenti
  4. La nota spese e i relativi allegati, approvata dal responsabile, viene conservata elettronicamente
Si ritiene quindi che la nota spese così prodotta produca un documento informatico idoneo a documentare i costi sostenuti in sede di trasferta e quindi la conservazione può avvenire in formato digitale senza la necessità di conservare anche la sua copia analogica.

L’Agenzia delle Entrate evidenzia che un documento analogico con rilevanza fiscale, per poter essere conservato a norma deve garantire l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità

Inoltre, l’Agenzia evidenzia che l’istante può procedere alla dematerializzazione degli originali analogici solo qualora la procedura informatica ideata per gestire le trasferte dei dipendenti garantisca le caratteristiche appena evidenziate.

L’Agenzia delle Entrate, evidenzia che rimane l’obbligo di conservazione digitale solo per le fatture elettroniche.

Per maggiorni approfondimenti, è possibile consultare il sito ufficiale dell'Agenzia delle Entrate su www.agenziaentrate.gov.it/portale/