Il Portable Document Format (PDF), rilasciato per la prima volta da Adobe a un pubblico sconcertato esattamente un quarto di secolo fa, ha rivoluzionato il modo di condividere, archiviare e stampare i documenti. Per estensione,  possiamo dire che da questa innovazione sia nato il concetto stesso di "ufficio paperless".

E come vedremo non ha ancora smesso di stupirci con i suoi effetti speciali.

Ma andiamo con ordine. Tutto iniziò con una demo andata male, secondo il co-fondatore di Adobe, John Warnock e l'allora CEO di Apple, Steve Jobs.

Fu infatti un'intuizione di Jobs quella di incorporare il linguaggio PostScript di Adobe, il precursore del PDF, nella prima stampante laser di Apple, la LaserWriter, nel 1985.

L'obiettivo di Apple e Adobe era mostrare le enormi capacità della LaserWriter. Warnock pensò che sarebbe stato sbalorditivo utilizzare qualcosa di complesso e al tempo stesso familiare, così programmò personalmente un modulo per le imposte, noto come IRS (Internal Revenue Service).  Ai tempi, il PostScript era ancora un formato un po' ostico tanto che, per redigere quello specifico layout, Warnock scrisse molte righe di codice.

La stampante impiegava 2 minuti e 45 secondi per stampare il modulo: Jobs ne fu inorridito.

Così, riguardando le sue linee di codice, Warnock provò un diverso approccio tentando di "appiattire" il file.

La sua nuova versione del modulo IRS veniva stampata in soli 22 secondi!

Questa tecnica di appiattimento divenne nota come "graph binder" (traducibile in "agglomeratore grafico"), ma rimase una tecnologia dormiente all'interno di Adobe per diversi anni.

Nel 1991, con la proliferazione delle reti di uffici, Warnock se ne ricordò e pensò di utilizzarla per rendere i documenti informatici più leggeri, in modo che fosse facile condividerli su piattaforme diverse. Scrisse anche un articolo in merito, nominando il progetto "Camelot". Leggendo il testo di quell'articolo oggi, è evidente come il suo tono evochi lo spirito dell'epoca. Un'era in cui Internet era strettamente accessibile solo agli accademici, ai militari e a una manciata di nerd. 

Riferendosi alla tecnologia come "Interchange PostScript" (IPS), Warnock evocava un nuovo futuro radioso che superasse i limiti dei fax per produrre "carta remota":

"Immaginate la possibilità di inviare documenti completi di testo e grafica (giornali, articoli di riviste, manuali tecnici, ecc.) tramite posta elettronica via rete. Questi documenti potrebbero essere visualizzati da qualunque macchina e il documento selezionato stampato localmente. Questa possibilità cambierebbe davvero il modo in cui l'informazione è gestita. Potrebbe essere possibile accedere a grandi archivi di documenti centralizzati e stampare in remoto selettivamente. Questo permetterebbe di risparmiare milioni di dollari sui costi per l'inventario dei documenti".

Warnock presentò il concetto in pubblico alla Seybold Conference di San Jose di quell'anno. Il nome fu modificato da "Camelot" a "Carousel" con grande sollievo dei promotori francesi, visto che il precedente nome, nel francese gergale, stava per "spazzatura".

Entusiasti per i riscontri positivi, in Adobe fu istituito un gruppo di programmatori che creò il prototipo del software che conosciamo oggi. Il frutto del loro lavoro fu annunciato al Comdex Fall nel 1992, vincendo il premio "Best of Comdex".

La commercializzazione fu avviata il 15 giugno 1993 cambiando nuovamente il nome, di quello che era diventato un pacchetto di utility, in "Acrobat".

Il pacchetto comprendeva:

• un driver di una stampante virtuale che consentiva di creare file PostScript da qualsiasi applicazione
• Acrobat Distiller per convertire i file PostScript nel nuovo formato di interscambio
• Acrobat Exchange per convertire, visualizzare e stampare i file
• Acrobat Reader per visualizzare e stampare i file.

Il formato di interscambio non era più denominato IPS ma "PDF", l'acronimo che oggi tutti conosciamo.

…O forse no? Questo video "What does PDF stand for?" vi strapperà qualche sorriso.

La diffusione del PDF stentò per i primi anni. In effetti, il PDF fu considerato poco più di una curiosità per gli addetti ai lavori fino alla fine degli anni '90. Questo anche a causa della strategia di prezzo di Adobe: la Personal edition costava $ 695, la Network edition arrivava a $ 2.495 e la licenza per l'Acrobat Reader era di $ 50.

Purtroppo, la numerazione delle versioni tra l'applicazione Acrobat e il formato vero e proprio non è mai stato sincronizzato.

Quindi, quando Acrobat 2.0 è uscito nel novembre 1994, aggiungendo funzionalità come link esterni, note e sicurezza, il formato del file è stato etichettato come PDF 1.1. E' difficile pensare che questo sistema possa essere intuitivo. Le cose peggiorano con Acrobat 8.0 che creava file PDF 1.6 e, opzionalmente, 1.7, esattamente come Acrobat XI.

È stato il PDF 1.2 a dare una scossa all'industria editoriale. Questa versione aggiunse il supporto per lo spazio colore in quadricromia (CMYK), lo "spot" color, oltre ad altre specifiche di prestampa (OPI[1], mezzitoni e supporto alla sovrastampa).

Gli sviluppatori di software di prestampa iniziarono a scrivere plug-in per Acrobat (come ad esempio Enfocus). I più popolari RIP[2] (Raster Image Processor) di stampa aggiunsero il supporto PDF e, sia i piccoli uffici che le grandi aziende di stampa iniziarono a emozionarsi per il potenziale del formato. Non serviva più ricontattare i clienti per dire loro che si erano dimenticati di inviare tutte le risorse grafiche o che stavano usando font di cui nessuno aveva sentito parlare.

Quando,  nel 1998, fu individuato uno standard industriale, noto ancora oggi come "PDF/X", Adobe fece una coraggiosa e vittoriosa scelta di marketing iniziando a distribuire gratuitamente Adobe PDF Reader.

Proprio in quel periodo la versione Acrobat 3.0 introdusse un plug-in Reader per il browser Web di punta: Netscape Navigator. Da quel momento in poi il PDF divenne uno standard web pur restando un formato proprietario.

La versione PDF 1.3, introdotta nell'aprile 1999, aggiunse funzionalità mirate al mondo della stampa, come ad esempio una gestione migliorata dei font, spazio colore e supporto OPI. Tanto che, nel 2001, lo standard PDF/X fu aggiornato alla versione "PDF / X -1a" che si basa proprio sul PDF 1.3.

E' proprio in questi anni che anche Postel ha iniziato a parlare di PDF, affiancandolo al linguaggio proprietario @, che era già lo standard de facto per la stampa massiva in Italia. Il neonato servizio MPX (Mailing PDF over XML) stampava nativamente i file PDF sulle stampanti Xerox e, con alcune conversioni, anche sulle IBM e Océ. Per quei tempi era una rivoluzione dare al cliente la libertà di immaginare e creare i layout grafici, senza dovere sottostare alle regole e ai grafici preregistrati del @.

A differenza del successo riscontrato per il formato file, il pacchetto software Acrobat ha avuto una storia più burrascosa. Dopo un periodo di bug fixing, Adobe riuscì a risolvere il problema di gestione delle trasparenze. Con il neonato PDF 1.4 si poteva supportare la trasparenza nativa. Funzionalità non del tutto gradita al nostro mondo della stampa, ma il formato non era più legato al solo mondo cartaceo.

Negli anni successivi ci sono state parecchie modifiche:

• Nel 2003, il PDF 1.5 aggiunse il supporto per i livelli, una migliore codifica e compressione dei file
  
• Nel 2005, il PDF 1.6 divenne contenitore per altri file (portfolio PDF) e consentì di includere dati 3D e incorporare caratteri OpenType nativi
  

Dopo questo periodo florido di cambiamenti, Adobe, nel gennaio 2008, consegnò il formato alla International Standards Organization, dove è noto con il titolo "accattivante" di "ISO 32000-1: 2008".

Per molti, è da questo momento che la vera "rivoluzione PDF" ha avuto inizio.

Rivoluzione che ha toccato anche Postel. Proprio in quegli anni infatti si è iniziato a parlare di Conservazione a norma. La nascita di un altro standard, il PDF/A, servì proprio a soddisfare le esigenze di archiviazione dei documenti per un lungo periodo di tempo. Da allora ne ha trattati di documenti (circa 20 milioni ogni anno) e, grazie all'esperienza acquisita sul campo, Postel è stata tra i primi a ricevere la certificazione di Conservatore Accreditati da AgID.

L'ISO poi ha fatto la cosa più importante per far sì che si stabilisse uno standard comune: assolutamente nulla.

In questo modo, il PDF è diventato un formato stabile e affidabile. Gli sviluppatori di software potevano sentirsi sicuri a inserirlo nei propri prodotti. Dieci anni di stabilità hanno messo fine ai fastidiosi messaggi "Devi aggiornare Adobe Reader" e qualsiasi browser riesce ad aprire file PDF senza alcuna obiezione.

Il gesto di Adobe di rinunciare alla proprietà esclusiva ha contribuito a mantenere il PDF in posizione dominante, rispetto ad altri formati file che si sono proposti come standard alternativi.

Oggi, oltre agli standard citati prima (PDF/A e una serie crescente di versioni del PDF/X), ne sono disponibili anche altri applicabili a differenti settori, come ad esempio:

• PDF/E per flussi di lavoro di documenti geospaziali, di costruzione e di produzione
• PDF/VT per la stampa variabile e transazionale
• PDF/UA per l'accessibilità universale da parte di persone disabili

Proprio in questi giorni, Adobe con la sua suite Document Cloud, Acrobat DC, sta introducendo una serie di novità. La direzione è sempre quella della condivisione e dell'integrazione. La sfida: raggiungere tutti i dispositivi compresi quelli "mobile" con le loro peculiarità. Proprio per questo, l'ultima versione Acrobat Pro DC consente di modificare i file da tablet iOS o Android.

"Ora è possibile", spiega Adobe, "condividere rapidamente un PDF e tenere traccia di chi lo ha visualizzato, condividere contenuti con più persone e impostare promemoria automatici per rispettare le scadenze dei processi di approvazioni dei testi". E continua: "gli utenti possono facilmente lasciare commenti all'interno del PDF stesso, eliminando innumerevoli e-mail e rendendo il processo molto più efficiente".

Infine, è stata riprogettata la gestione delle firme digitali: "Adobe Sign è stato infatti integrato in Acrobat DC e Acrobat Reader DC, consentendo di firmare o inviare elettronicamente i documenti per la firma, indipendentemente dal supporto su cui si sta lavorando".

Postel è pronta ad accogliere il nuovo PDF collaborativo, per le affrontare le prossime sfide del digitale e voi?

[1] segnaposto delle immagini a bassa risoluzione che vengono automaticamente sostituiti dalle loro versioni ad alta risoluzione in stampa

[2] Software di traduzione in linguaggio macchina per stampanti