Dematerializzazione documenti

Dematerializzazione

I servizi di dematerializzazione vengono erogati nei nostri Centri specializzati di Verona e Roma, ai quali si aggiungono 16 magazzini per l'eventuale archiviazione fisica dei documenti lavorati.

Grazie all'utilizzo di una piattaforma integrata di dematerializzazione, manteniamo il controllo sull'intera catena di lavorazione, dal momento in cui i documenti pervengono al nostro Centro fino a quando l'immagine digitale viene messa a vostra disposizione, consentendoci di offrivi livelli di servizi adeguati anche per le esigenze più stringenti.

Rientrano in questa categoria i servizi di :

  • presa in carico della documentazione
  • preparazione dei documenti alla scansione (normalizzazione)
  • scansione, anche in formato A0
  • indicizzazione dei campi identificativi  tramite tecnologie di riconoscimento automatico e data entry (metadatazione)
  • gestione dell'archivio

Corrispondenza

La nostra soluzione consente di verificare e monitorare la ricezione (o la mancata ricezione) della corrispondenza stampata e spedita, manlevandovi così da tutte le attività di gestione del cartaceo, di rendicontazione e, opzionalmente, della conservazione.

Avrete così modo di visualizzare contemporaneamente il documento spedito, la cartolina di ritorno con la data di consegna, in caso di recapito della raccomandata, o la busta inesitata con il motivo dell'inesito in caso di mancata ricezione della stessa.

Questa soluzione è lo strumento ideale per l'invio delle comunicazioni obbligatorie e dei documenti per i quali si vuole dimostrare l'avvenuto recapito nonché il contenuto della comunicazione.

Fascicoli e Pratiche

Con la soluzione "Dematerializzazione fascicoli e pratiche" potrete sostituire la gestione cartacea di tutti i vostri documenti (contratti, pratiche, procedure, ecc.) con quella, più agevole e veloce, del relativo fascicolo elettronico.

All'arrivo del materiale effettueremo:

  • acquisizione e classificazione dei documenti   
  • verifica della conformità dei fascicoli attraverso l'attività di presa in carico
  • normalizzazione, e cioè apertura delle buste, estrazione dei fascicoli, eliminazione dei punti metallici, inserimento di eventuali separatori. Questa attività è propedeutica alla scansione
  • scansione massiva
  • individuazione dei campi identificativi ricorrendo a tecniche di OCR, ICR e OMR e a data entry manuale ad opera di personale specializzato
  • verifica di eventuali scarti di lavorazione
  • ordinamento e reinscatolamento dei fascicoli nelle opportune scatole

Completate le attività, le immagini dei documenti, eventualmente sottoposte al processo di conservazione digitale, sono a vostra disposizione sul nostro portale web e la materialità originale può essere custodita presso i nostri archivi, restituita o inviata al macero.


Dematerializzazione Certificata e Autenticata

La soluzione di Dematerializzazione Certificata e Autenticata, unisce processo e tecnologia tutelandovi nel passaggio al digitale e permettendovi di sostituire la gestione cartacea del vostro archivio (contratti, pratiche, ecc.) con la più agile, immediata e veloce consultazione in digitale.

Trasformiamo il vostro fascicolo originale analogico in un fascicolo elettronico mantenendo inalterata l'efficacia probatoria e l'opponibilità al documento informatico copia per immagine

Descrizione del processo:

  • Accettazione e presa in carico dell'archivio;
  • Normalizzazione e predisposizione dell'archivio alla linea di elaborazione;
  • Scansione ed indicizzazione dei documenti
  • Generazione del campione e verifica della qualità a cura del personale Postel e gestione dello scarto per copie informatiche ritenute non conformi all'originale cartaceo
  • Verifica del campione e generazione dell'attestato di conformità da parte di un pubblico ufficiale; gestione dello scarto per copie informatiche ritenute non conformi all'originale analogico
  • Conservazione Digitale del documento informatico
  • Consultazione dell'archivio certificato e autenticato

L'archivio cartaceo oggetto della dematerializzazione certificata ed autenticata può essere inviato al macero certificato, custodito presso i nostri archivi fisici o restituito al cliente.

Scopri maggiori dettagli su Dematerializzazione Certificate e Autenticata.