Scrivere una PEC: a chi, come e perché?

 

La Posta Elettronica Certificata ha compiuto 14 anni l'11 Febbraio 2019. Un'occasione per ripercorrerne la storia e le modifiche legislative che l'hanno portata ad essere l'unico strumento di corrispondenza digitale equiparabile ad una raccomandata. Cerchiamo quindi di capire meglio che cos'è, chi è obbligato ad averla e quando va utilizzata.

La genesi della PEC è una storia al momento tutta italiana e ha una data precisa: il DPR n.68 dell'11 Febbraio 2005 ha un titolo inequivocabile, ovvero "regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata". Il DPR fu pubblicato in Gazzetta Ufficiale nel Marzo 2005 e nel corso del tempo ha subito alcune modifiche e integrazioni, tra cui l'introduzione dell'obbligatorietà della PEC per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni (DL 185/2008), obbligo esteso nel 2012 alle imprese individuali. Inoltre, il Decreto Legge n. 193/2016, oltre a sopprimere Equitalia, ha reso obbligatorio possedere una PEC per ricevere le comunicazioni da parte di Agenzia delle entrate-Riscossione.

Cos'è una PEC?

E' un sistema di posta elettronica (che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale) attraverso il quale viene fornita al mittente, in formato elettronico, la prova legale dell'invio, della consegna e dell'integrità dei contenuti nonché degli eventuali allegati.

Le caselle PEC attive in Italia oggi sono 9 milioni, con un contributo del 40% da parte di privati cittadini che, pur in assenza di obbligo, hanno attivato la propria casella di posta certificata cogliendone le opportunità e i vantaggi in termini di praticità e costi. Per questi ultimi, in attesa del completamento del progetto ANPR, l'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, non esiste un database o registro di consultazione unico. Per le PEC di aziende e Pubbliche Amministrazioni è invece possibile accedere a due registri online per individuare la casella di posta a cui scrivere:

Oltre a questi due registri, fruibili da parte di tutti gratuitamente tramite interfaccia WEB, esiste il registro manutenuto dal Ministero della Giustizia, considerato, dalla giurisprudenza, il primo da cui attingere l'indirizzo PEC in caso di notifiche relative al DECRETO 18 dicembre 2017 (Disciplina delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata). Nel 2018 un intervento del TAR del Lazio ha ribadito che, dall'entrata in vigore del Processo amministrativo telematico, la notificazione a mezzo posta elettronica certificata del ricorso, effettuata all'amministrazione all'indirizzo tratto dall'elenco presso l'Indice PA, è pienamente valida ed efficace; l'Indice PA è, infatti, un pubblico elenco in via generale e, come tale, utilizzabile per le notificazioni alle P.A.

Ma quando è obbligatorio inviare una PEC?

Oltre al già citato caso delle contravvenzioni al codice della strada, la PEC è obbligatoria nell'ambito degli scambi documentali previsti dai processi telematici.

Inoltre, viene utilizzata in molte altre situazioni, da imprese, professionisti e privati, come ad esempio l'iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle PA nell'ambito delle regole di trasparenza (FOIA) e per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle Entrate.

Esistono poi disposizioni per settori specifici, ad esempio per quello vitivinicolo, ove è necessario convalidare alcuni documenti tramite il canale PEC.

Solo la PEC equivale alla Raccomandata

La PEC resta, al momento, l'unico mezzo elettronico equiparato alla Raccomandata, come ribadito recentemente da AGCM: "La PEC [..] è, allo stato attuale, l'unica soluzione tecnologica riconosciuta dall'ordinamento ai fini della trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna, con effetti equivalenti alla notificazione a mezzo posta".

LInk Utili:

https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/leggi_decreti_direttive/dpr_11-feb-2005_n.68.pdf

https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/statistiche-utilizzo-pec

https://teamdigitale.governo.it/it/projects/anpr.htm

https://docs.italia.it/italia/daf/pianotri-schede-bdin/it/stabile/inipec.html

https://pst.giustizia.it/PST/en/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_0&contentId=SPR355

http://www.datamanager.it/2019/01/assocertificatori-il-garante-sanziona-inposte-it-per-la-raccomandata-elettronica-tnotice/

https://www.politicheagricole.it/flex/cm/pages/ServeBLOB.php/L/IT/IDPagina/7752